مترجم: لمستخدمي «جي ميل».. 7 نصائح ذهبية توفر وقتك وجهدك وتزيد من إنتاجيتك

«كان يومي الأول في (جوجل) أشبه بالانضمام إلى نادٍ للسحرة، كان الأمر مثيرًا للغاية، ولم أكن متأكدًا تمامًا عما أنا بصدد فعله»، بهذا عبر ردو...

«كان يومي الأول في (جوجل) أشبه بالانضمام إلى نادٍ للسحرة، كان الأمر مثيرًا للغاية، ولم أكن متأكدًا تمامًا عما أنا بصدد فعله»، بهذا عبر ردولف دوتيل، الكاتب في موقع «بافر أوبن» عن بداية عمله في عملاق التقنية «جوجل»، وهو العمل الذي أتاح له التعرف إلى الكثير من الخصائص والوظائف التي التي توفرها الشركة في التطبيقات التي تعرضها للمستخدمين.

وفي السطور القادمة، يعرض «دوتيل» سبع نصائح لمستخدمي خدمة جوجل للبريد المجاني «جي ميل»، ستتيح لهم المزيد من الأمان والبساطة وسهولة الاستخدام.

1- تعديل «الإيميل» بعد إرساله.. Undo Send

هل اكتشفت ذات مرة خطأ إملائيًّا كارثيًّا وأنت قد ضغطت للتو زر الإرسال؟

لا داعي للخوف مجددًا، بإمكانك استخدام زر «تراجع Undo» الذي يساعدك على وقف إرسال رسالتك في خلال بضع لحظات، ومن ثم يصير بإمكانك إجراء التعديلات اللازمة.

يمكن لهذا الإجراء أن يقيك من العديد من الأخطاء والمواقف غير المناسبة. يمكنك تفعيل هذا الخيار من خلال «settings ثم General، ثم اختيار Enable Undo Send».

2- خدمة «الردود الجاهزة».. وفر جهدك

نسبة كبيرة من الرسائل الإلكترونية التي نكتبها تتشابه في محتواها، أو تشير إلى شيء قد أرسلناه مؤخرًا بالفعل. يمكن توحيد الجزء الأكبر من هذه الرسائل المتكررة الطويلة في قوالب جاهزة، ومن ثم إجراء القليل من التعديلات وفقًا لكل رسالة على حدة.

عبر هذه الخاصية، يمكنك تكوين «ردود جاهزة» أو «رسائل معلبة» وحفظها، ومن ثم استردادها وإعادة استخدامها في وقت لاحق.

لتفعيل تلك الخاصية، اذهب إلى «Settings، ثم Labs، ثم Canned responses». باستخدام تلك الخاصية، بإمكانك إرسال مئات الرسائل إلى أشخاص مختلفين، فقط مع تخصيص اسم المرسل ووظيفته مثلًا.

3- اقطع الاتصال بالإنترنت واستمر في القيام بوظائفك

ثمة تحدٍ آخر يتمثل في كيفية الاستمرار في العمل مع قطع الاتصال بالإنترنت. البعض يفضل قطع اتصاله بالإنترنت، والتركيز في المهمات الإبداعية، لكنه يظل في حاجة إلى العودة إلى الرسائل والملفات التي توجد في صندوق الوارد.

لأجل مشاكل انقطاع الإنترنت أو ظروف السفر، يمكنك استخدام Gmail Offline، الذي صُمم بحيث يتيح قراءة البريد والرد عليه، والبحث والأرشفة، كل هذا بدون أن يتوفر اتصال بالشبكة.

سيساعدك الوصول إلى بريدك -ومستنداتك كذلك، فهو مرتبط بـDrive Offline- على القيام بوظائفك وأنت على متن الطائرة، أو القطار، أو القارب.

4- توقف عن استقبال الرسائل المزعجة وركّز في أعمالك

لم تعد تستطيع التحمل؟ هل تجد ظهور رسالة واردة واحدة في صندوق الوارد أمرًا مزعجًا ويشتت التركيز؟

مع الوقت يصير الأمر أسوأ، المزيد من الرسائل الواردة التي تشتت الانتباه وتمنعك من التركيز في العمل، هل وصل عددها إلى 10؟ حسنًا فلتوقف كل هذا بنقرة واحدة.

الحل الأمثل بالنسبة لك هو استخدام Inbox Pause، الذي يتيح لك العمل في الوقت الذي تريده، في حين يحجب عنك الرسائل فلا تظهر في صندوق الوارد حتى تصير مستعدًا لقراءتها. فقط تضغط «Pause» لتعمل تلك الخاصية و«Unpause» لإظهار كل الرسائل المعلقة.

5- نظف «الفوضى» عبر إلغاء المتابعات

نحن جميعًا مشتركون في قوائم بريدية، والتحكم فيها قد يصنع فارقًا لطيفًا بالنسبة لصندوق الوارد الخاص بك.

استخدم Unroll.me، وهي أداة مجانية ستساعدك في تنظيم قائمة متابعاتك في خلال دقائق قليلة، بعد أن تقوم بالتسجيل، سترى قائمة من الرسائل البريدية التي تتابعها، ما عليك سوى إلغاء متابعة (Unsubscribe) القائمة البريدية التي لم تعد تفضلها.

بالنسبة لكاتب هذا التقرير، فقد استغرق الأمر أربع دقائق فقط لإلغاء الاشتراك في 64 قائمة، والإبقاء على 27 فقط.

6- تأكد من أمان حسابك التام

بالنسبة للكثيرين، فإن «جي ميل» هو أساس كل النشاطات عبر الإنترنت، فهو مرتبط بكل الاتصالات، والصور، والمستندات، وأرقام الهاتف، وهو مركز كل المعلومات، وتتصل به كل خدمات جوجل والخدمات الأخرى، وهذا يعني أن من الأهمية بمكان أن نحافظ على كل تلك المعلومات آمنة.

الطريقة الأفضل لضمان أمان «جي ميل» الخاص بك تأتي عبر تفعيل «التوثيق الثنائي»، ما يعني أنك ستحتاج إلى استخدام كلمة السر، مع كود خاص (يرسل عبر SMS أو عبر أحد التطبيقات) للولوج إلى حسابك (البعض يستخدم 1Password).

يمكن استخدام «التوثيق الثنائي» في العديد من التطبيقات الأخرى، مثل «دروب بوكس» و«آبل» و«فيسبوك» و«تويتر» و«جيت هاب» وغيرها.

ملحوظة إضافية: إحدى ملاحظات الأمان الأخرى بالنسبة لمستخدمي «جي ميل» الذين يتصلون بالإنترنت عبر أجهزة كمبيوتر أخرى هي إدراك أن ثمة أجهزة أخرى ربما تستخدم ذات الحساب من مكان آخر، بإمكانك التأكد مما إذا كان «جي ميل» قد تم الولوج إليه من مكان آخر، ومن ثم يمكن تسجيل الخروج عبر نقرة واحدة.

7- هل قرأ الطرف الآخر رسالتك؟ بإمكانك الآن أن تعلم الإجابة

عندما نستخدم «واتس آب» نتلقى إشعارات بالتسليم.

عندما نستخدم «فيسبوك ماسنجر»، نتلقى كذلك إشعارات بالتسليم.

ويمكننا أن نتلقى إخطارات تسليم مشابهة عندنا نستخدم «جي ميل» مع التطبيق المجاني Sidekick.

سيفيدك هذا التطبيق خصوصًا إذا كنت تبحث عن وظيفة، أو تعمل في مجال المبيعات وتشعر بفضول حقيقي، إذ يصاحب الرسائل الإلكترونية الكثير من الترقب والتخمين.

وكما هو الحال في «فيسبوك» أو «واتس آب» فإن معرفة ما إذا كان المُرسل إليه قد تلقى رسالتك، أو قرأها، أو تفاعل معها، هو أمر لا يقدر بثمن.

The post مترجم: لمستخدمي «جي ميل».. 7 نصائح ذهبية توفر وقتك وجهدك وتزيد من إنتاجيتك appeared first on ساسة بوست.